DOCUMENT

01 SOW - Fisher House Emergency Sewer Investigation.pdf

OVERVIEW

Original Source
Contract Opportunity
Date Originally Posted
Oct. 26, 2022, 1:04 p.m.
Type
.pdf
Size
0.2MB
Profiled People
None

DOCUMENT PREVIEW

EXTRACTED TEXT

VA Maine Healthcare System (Togus VAMC) 
1 VA Center 
Augusta, ME 04330 

ARCHITECT‐ENGINEER DESIGN SCOPE OF WORK 
Fisher House Emergency Sewer Inspection 

PROJECT NO:  402‐23‐001S 

PROJECT NAME:  Fisher House Emergency Sewer Inspection – Togus, ME 

10/21/2022 

1. GENERAL INTENT:   

The Contractor (herein referred to as “A/E”) shall provide Architect/Engineer (A/E) services to evaluate 
existing conditions and propose remedial measures at the VA Maine Health Care System (Togus) in 
accordance with this design scope of work. 

2.  STATEMENT OF WORK:   

Following a standard dye test on 10/20/2022 of the Fisher House sewer system located on Togus 
campus, it was found that there was a failure within the sewer system. VA facilities investigated using a 
push camera into the toilet highlighted in the below map where a fault in the system was discovered. 
Video and photos of VA findings to be provided.  

Purpose of this project is to conduct full investigation of the Fisher House sewer system, above and 
below grade, located on Togus VA campus. A/E to generate full report of all findings and to generate a 
proposed action plan for sewer rehabilitation.  

A/E to also conduct full investigation and evaluation of soil for any/all hazardous waste material 
contamination due to potential breach of the sewer system. A/E to generate full report of all soil 
findings and generate proposed action plan for soil remediation.   

A/E to also provide cost estimation for both sewer and soil proposed action plans.  

A/E Services for this project includes site visits, field investigation, studies, testing, and user interviews.  

The above paragraphs constitute a basic outline of the work to be accomplished and in no way 
comprises all the details for design of this project.  The A/E shall initiate detailed inspection of the 
project site to determine the needs and conditions for the scope of this project. Copies of VA Maine 
Health Care System (Togus VAMC) record will be made available to the highest rated A/E firm; the A/E 
will verify the validity of the record drawings prior to the start of design work and conduct site 
investigations as necessary throughout the project. SOW Attachment 06 – Togus Campus Map will give 
AE firm a basic understanding of the VA Maine Health Care System (Togus VAMC) campus. 

 The A/E shall be solely responsible for the management, including all associated labor, equipment, 
materials, mailing costs, and inspection, to meet the requirements of the design project.  The A/E shall 
further provide meeting minutes for all meetings held under this design project.  

The A/E firms’ representatives performing site investigations on the VA Maine Health Care System 
(Togus VAMC) campus must show documentation, and meet, the following additional requirements 
before starting site investigations on campus. Requirements are subject to change: 

VA Maine Healthcare System (Togus VAMC) 
1 VA Center 
Augusta, ME 04330 

10/21/2022 

1. Negative TB Test, documented within the past calendar year 
2. Negative COVID‐19 test prior to entry into sensitive areas with immune‐compromised patients 

(Including but not limited to: CLC, SCU, Inpatient Wards on 3N & 3S)  

3. Daily visit at an active check‐in station for COVID‐19 and temperature screening including 

answering all screening questions 

a. Sticker/device must be worn visibly   

4. Annual influenza vaccination is required for all staff performing work at VA Maine Healthcare 

5. Completion of a full COVID‐19 vaccination series (Moderna, Janssen, or Pfizer) at least 2 weeks 

6. Contractor badge must be obtained and worn by contractor, or representative, at all times while 

System (Togus VAMC) 

prior to arrival onsite 

on campus 

Screening for COVID‐19 is performed on the VA Maine Health Care System (Togus) campus and must be 
performed immediately when the contractor enters the main medical center complex on site. Please 
refence the below documents  

 Seasonal influenza with Vaccines (SOW Attachment 07A) 
 COVID Vaccinations (SOW Attachment 07B)

3.  DRAWING FORMAT:   
All drawings produced as part of this analysis shall adhere to VA project software requirements for 
Computer Aided Design (CAD) available at http://www.cfm.va.gov/til/projReq.asp.  Software shall be 
AutoCAD 2020 or the latest version available to VA Maine Healthcare System (Togus VAMC). Verify 
latest version available at the project’s design kickoff meeting. 

The A/E shall provide various 3D renderings to present to VA to adequately represent architectural, 
mechanical/electrical/plumbing (MEP), site conditions and other items in the design to aide with facility 
visualization and coordination. 

4.  SUBMITTAL FORMATS:  Submittals shall be submitted in electronic format and hard copy formats as 
listed below.  Portable Document Format (.pdf), Microsoft Office Suite formats (.doc, .xls, and .ppt), 
Microsoft Project (.mpp) and AutoCAD (.dwg) files are acceptable.  Submittals shall additionally be 
compliant with Section 508 of the Rehabilitation Act (29 U.S.C. 794 d); information on the requirements 
for accessible media can be found at http://www.section508.gov/.  The A/E shall be responsible for 
providing: 

Meeting/Conference Minutes 
AE/E shall provide meeting minutes for all formal meetings and conferences held with the VA.  Meeting 
minutes shall be submitted within seven (7) calendar days of the meeting or conference.  All documents 
shall be in the electronic formats listed above. 

Minimum meeting minutes requirements 

 Project name, number, meeting host, Meeting Name   
 Date, Time, meeting ID, call in number, Duration, and consecutive number of total related 

 Participant list (Name, Title, Phone number (office and Mobile), Email, Attended Meeting 

meetings  

(yes/no Check box)  

 Meeting purpose, Roll call, COVID‐19, and Additional Items 

VA Maine Healthcare System (Togus VAMC) 
1 VA Center 
Augusta, ME 04330 

 Agenda items (Decisions, action items, and fixes or next steps) 
 Next meeting date and time 
 Detailed attachment list 

10/21/2022 

Construction Cost Estimates 
Construction cost estimates shall comply with Manual for Preparation of Cost Estimates & Related 
Documents for VA Facilities dated February 1, 2019.  This document is available on the TIL at 
http://www.cfm.va.gov/cost/index.asp.  All estimates in any of the electronic formats listed above. 

Site Visit Reports 
Site visit reports shall be submitted within seven (7) calendar days of the visit.  All documents shall be in 
any of the electronic formats listed above. 

Final Reports, Estimates and Action Plans 
Final investigative reports, estimates and associated action plans shall be submitted within thirty (30) 
calendar days after Notice to Proceed. All documents shall be in any of the electronic formats listed 
above. In addition, two (2) paper bound sets of reports, calculations, estimates and action plans should 
be provided to the VA.   

5.  CONTRACT OVERSIGHT Only a warranted VA Contracting Officer shall have authority to change the 
terms and conditions of a contract.  These changes may involve the contract award amount, contract 
period of performance, issuance of stop work orders and changes to the statement of work. 

CO shall designate a Contracting Officer’s Representative (COR) to monitor and manage the A/E’s 
performance under the design project contract.  The COR shall be a representative of the VA Maine 
Healthcare System (Togus VAMC) Facilities Management Service Project Section and have the technical 
knowledge required to monitor and oversee the project. 

6. VISITOR SECURITY & REPORTING REQUIREMENTS: 
All contractor personnel will be required to complete a background check by VA Police and receive a 
badge prior to being permitted to work on campus. This check is mandatory and will be conducted by VA 
Police based on information provided by the personnel who will be onsite. The selected AE will be 
provided the background check forms to fill out during the ‘Administrative Time’ portion of the 
schedule. These forms shall be returned to the COR during this same portion of the schedule.  

Upon their first visit to campus, personnel shall check in with the COR at the designated time and 
location. They will then be escorted to the VA Police to receive their badge. Badges can be issued for up 
to 1 year if the same personnel will be returning to site during future visits. 

Once badges have been obtained, personnel are required to check in with the COR upon arrival and 
upon departure from campus each day. Badges must be worn in a visible location at all times when 
contractor personnel are onsite.  

VA Maine Healthcare System (Togus VAMC) 
1 VA Center 
Augusta, ME 04330 

7.  SOW and ATTACHMENTS:   
The following list of documents are attached to this SOW for A/E use and incorporation into the project 
documents: 

10/21/2022 

 Seasonal influenza with vaccines (SOW Attachment 01A) 
 COVID‐19 Vaccinations (SOW Attachment 01B) 
 Campus Map (SOW Attachment 02) 
 Fisher House Sanitary Waste (SOW Attachment 03) 

End of SOW 

Page 4 of 4